Как освободить время для себя

– Что значит делать по минимуму? Делать по минимуму – это беречь время и, что еще важнее, психическое здоровье и заниматься тем, чем хочется. Не упускайте из виду ни одно мгновение, ведь все идет вам в копилку, – так считает Ари Мейсел, спикер TED и предприниматель. Он поборол неизлечимую болезнь с помощью йоги, упражнений, правильного питания и триатлона, прошел после этого Ironman, основал сайт LessDoing.com о своей философии личной эффективности. Ари считает, что есть несколько основных правила, которые помогают организовать жизнь и научиться более эффективно управлять временем.

«В основе подхода, описанного в моей книге «Меньше дел, больше жизни» лежат три правила:
— оптимизация;
— автоматизация;
— аутсорсинг, или использование внешних ресурсов.

Именно они помогают сохранить здоровье, действовать эффективно, справляться с трудностями и достигать целей. Приступая к какой-либо задаче, первым делом оптимизируйте ее: упростите и разделите на минимальные составляющие. Сузив задачу до ее сути, выделите вопросы, решение которых можно делегировать. Затем автоматизируйте всё что возможно с помощью программного обеспечения. Наконец, используйте внешние ресурсы и доверьтесь специалистам, но сразу оговоримся, что при всей пользе аутсорсинга прибегать к нему следует на финальном этапе. Согласитесь, нет смысла перепоручать выполнение бесполезной задачи, гораздо эффективнее сначала оптимизировать и автоматизировать процесс. В систему делать по минимуму входят девять фундаментальных принципов:
— правило 80/20;
— внешняя память;
— индивидуальный подход;
— индивидуальная рабочая неделя;
— отказ от бытовых дел;
— финансы;
— организованность;
— группирование дел;
— здоровье.

Оптимизация процессов

Поняв, как вы используете время, вы сможете улучшить различные процессы в вашей жизни. Пример оптимального процесса — инструкция по сборке продукции IKEA. Чтобы помочь покупателю, в IKEA для каждого товара создают несколько поэтапных инструкций, которые не нуждаются в пояснительном тексте, требуют минимального набора действий и в большинстве своем работают безотказно. В повседневной жизни нужно руководствоваться тем же принципом — разбить каждый процесс на несколько мелких, понятных и легковыполнимых шагов, которые можно довести до автоматизма или полностью переложить на других. У всех нас есть повседневные дела: проверка электронной почты, написание отчетов, проведение исследований, генерация контента, чтение материалов, приготовление обедов и многое-многое другое. Что-то мы делаем ежедневно, что-то каждую неделю, а что-то время от времени. Бо́льшая часть такой деятельности относится к рутине. Мы расправляемся с ней, даже не задумываясь. В этом есть свои плюсы. Но если вы можете автоматически выполнять те или иные функции, то и другой тоже может. Легко попасть в ловушку, считая себя единственным, кто способен заставить мир вертеться. Подумайте о том, что вы делаете регулярно. А теперь опишите каждый свой шаг. Очень подробно, как будто составляете справочник о себе для незнакомого с вами человека, которому предстоит выполнить самостоятельно вашу работу. Это упражнение может и должно быть применено к большинству дел.

Дополнительное действие нужно для нечасто повторяющихся ситуаций. Прописать его один раз — и исчезнет необходимость тратить на это время. Смысл в том, чтобы свести задачу к предельно эффективному и безошибочному процессу, который по силам абсолютно любому. Целесообразно выстраивать схему если — то. Вам не стоит расходовать силы на отрезке между возникновением задачи и ее успешным решением. Вы можете посвятить это время другим вопросам. Полностью описав процесс, делегируйте выполнение задачи, освободив от нее свое сознание. Это первый шаг на пути к тому, чтобы сделать жизнь проще и повысить вашу эффективность.