Как все договариваются?

Обычно у каждой закупки есть организатор (или, сокращенно, "орг"). Организатором может быть представитель поставщика или кто-то из обычных пользователей, берущий на себя организационные хлопоты и контакты с поставщиком/магазином за вознаграждение (как правило, 5-15% от суммы заказа).

Обычно организатор объявляет условия закупки в соответствующем ЖЖ-сообществе (или в форуме,  или в группе "Вконтакте") . Условия включают:

1. цены;
2. конечная стоимость товара и ее слагаемые (доставка, орг-процент, курс валюты и т.д.);
3. порядок оплаты и реквизиты;
4. сроки каждого этапа закупки (сбор заказов, оплата, отгрузка товара, разбор покупок);
5. способы разбора заказов (почта, встреча, самовывоз, курьер), места для встреч;
6. меры для нарушителей сроков и обязательств;
7. контакты для связи с организатором (хорошо, если есть как минимум два варианта).

Если какой-то из этих моментов не обговорен - задавайте все уточняющие вопросы до того, как присоединиться к закупке.

В ходе закупки добросовестный организатор обычно регулярно оповещает ее участников о новостях до момента получения и раздачи заказов.