Как избавиться от беспорядка в своей жизни

В тайм-менеджменте существует три основных принципа. Именно тайм-менеджмент помогает разобраться с самым главным беспорядком – с беспорядком в голове. Итак, эти три принципа:

1. Планирование. Определите круг задач, над которыми вам предстоит работать: все, что вы должны или хотите сделать.

2. Приоритеты. Выделите приоритеты: чем вы должны заняться в первую очередь, во вторую очередь и не заниматься вообще.

3. Приведение в исполнение. Одно дело – знать, что нужно делать, и совсем другое – действительно это исполнять. Исполнение означает, что вы придерживаетесь плана.

*Настрой на позитив: что такое психогигиена

Эти три пункта помогут приблизиться к той системе управления временем, которая подойдет именно вам. Не существует системы, идеальной даже для одного человека. Если вы и нашли для себя систему, скорее всего, вам понадобится совмещать разные техники и отдельные части разных систем, пока вы не найдете свой вариант.

Управление выбором

|

| | Купить и скачать
|

Об управлении временем можно говорить с позиции управления выбором. Строго говоря, мы не можем управлять временем. Это данность. У всех нас одинаковое количество времени. Однако мы можем управлять нашим выбором относительно времени, имеющегося в нашем распоряжении: чем конкретно мы решаем заняться в тот или иной момент. В современном обществе тот богатый выбор, которым мы обладаем, оказывает огромное влияние на наше время. Если задуматься, сегодня у нас тысячи различных вариантов, чем мы можем заняться, чего можем добиваться, и мы хотим все и сразу. В списках задач практически у всех людей значится гораздо больше дел, чем имеется времени на них. Понимание того, от чего вам стоит отказаться, так же важно, как и осознание, что вы должны делать. Принятие решений сегодня занимает много времени.

Есть много различных определений тайм-менеджмента. Вот два из них:
– Тайм-менеджмент – это выполнение того, что действительно важно, тех вещей, которые ведут к достижению ваших целей.
– Тайм-менеджмент — это управление выбором. Мы не можем управлять временем как таковым; мы можем управлять только тем, что решаем делать в это время.

Возможно, вы слышали выражение: «Неудачное планирование – это запланированная неудача». Вы всегда можете изменить первоначальный план, однако должны с чего-то начать. Наличие плана позволяет более эффективно распорядиться теми возможностями, которые у вас есть. Известно ли вам, что из восьмичасового рабочего дня продуктивная работа обычного офисного сотрудника составляет примерно 35%? Все остальное время, то есть около пяти часов в день, он тратит на те занятия, которые мешают ему быть продуктивным: ищет что-то нужное ему по работе, отвечает на чьи-то вопросы и просьбы, ведет поиск в интернете и читает электронную почту.

Первое правило тайм-менеджмента обозначает планирование. Это первый шаг к более эффективному управлению своим временем. Вам нужно решить, что вы должны сделать в течение дня, месяца, года или более длительного периода. Подумайте над этим. Вы вряд ли начали бы крупный проект на работе без предварительного планирования. Вы не открыли бы свой бизнес без тщательно продуманного бизнес-плана. Почему же тогда идете по жизни, не думая о будущем и не пытаясь организовать свои занятия и задачи?

* Теория и практика семейного тайм-менеджмента

Ваш календарь – базовый инструмент тайм-менеджмента, который вы можете использовать для планирования. Гарольд Тейлор в своей книге Making Time Work for You пишет: «Когда вы планируете свою деятельность и задачи, вы переходите от намерения к обязательству их выполнить». Как только вы добавили в календарь какую-то задачу и выделили конкретное время на ее выполнение, вы приняли на себя определенные обязательства довести это дело до конца.

В любой книге по тайм-менеджменту говорится о том, что первый шаг к планированию – это выбросить из головы всё. Начните с того, что перенесите на бумагу или в вашу электронную систему все мысли, что вертятся у вас в голове. Очистите сознание. Запишите, что вас тяготит и вызывает стресс. Сюда относится то, чем вы должны заниматься: рабочие проекты, деловые задачи, мелочи, серьезные вещи, личные дела, дни рождения, годовщины, запись на прием к врачу, профессиональные или семейные вопросы, образовательная деятельность, финансы и многое другое. Изложив это на бумаге, вы сможете увидеть картинку целиком и перестать беспокоиться о том, что что-то забыли, стараясь постоянно держать всё в голове.

* Лень как искусство

Ваша голова должна быть свободна для принятия стратегических решений и исполнения вашего плана, а не занята тем, чтобы помнить обо всем, что надо сделать. Итак, вы очистили сознание от назойливых мыслей о том, что вам нужно не забыть. Теперь самое время взглянуть на список задач и решить, что, когда и как вы собираетесь делать. Начните с примерной оценки, сколько времени у вас может уйти на выполнение каждой задачи или проекта из вашего списка. Примите во внимание, что мы все склонны недооценивать, сколько времени нам действительно понадобится. Вспомните, сколько раз вы говорили: «Я буду на месте через пять секунд», хотя на деле получалось совсем не так быстро? Общее правило: предположите, сколько времени может потребоваться, и добавьте еще половину или треть. Когда вы попытаетесь оценить, сколько времени у вас уйдет на выполнение всех задач из вашего списка, то довольно быстро поймете, что дел в вашем списке гораздо больше, чем времени на их выполнение.

Управление временем, как вы помните, – это управление выбором. Мы все хотим успеть сделать гораздо больше, чем позволяет время, а потому нужно проанализировать свой список задач и решить, на какие из них вы потратите время. Есть четыре основных способа решить, будете ли вы что-то делать:

1. Выбрать.
Определите, что для вас является важным и необходимым.

2. Удалить. Вы можете удалить какие-то задачи из своего списка, приняв взвешенное решение что-то не делать.

3. Подождать. Вы можете отложить выполнение каких-то задач на следующий месяц или позже.

4. Делегировать. Вы можете делегировать выполнение какой-то задачи, чтобы это сделали за вас. Вы принимаете решение о выполнении задачи, когда вносите ее в календарь и выделяете на это время. Как только вы составили план и определили, что будете делать, начинайте действовать. Как говорится, «планируйте работу, а затем работайте над воплощением плана». Практически все доступные системы тайм-менеджмента в качестве первого шага рекомендуют перенос всех задач и дел, которые вы держите в голове, на бумагу. Запишите, что вам нужно сделать, и начните приводить этот список в исполнение.

Существует множество самых разнообразных методик определения того, что вам стоит сделать. Но в начале пути вам нужно вычеркнуть все то, что является лишним. Зачастую мы попусту теряем большую часть нашего времени. На просмотр телевизора американцы в среднем тратят около 30 часов в неделю. Конечно, всем нравятся качественные телевизионные программы, а телевидение занимает достойное место в индустрии развлечений, однако сегодня слишком много людей проводят бесконечные часы перед телевизором. А ведь это время можно было бы использовать, чтобы продвинуться хотя бы на шаг к своей цели. Это время можно было бы с большей пользой потратить на саморазвитие или завершение проектов и задач, которые «висят» на вас.

*Софрология или лекарство от стресса

Избегайте того, что «не важно и не срочно». Сосредоточьте усилия на действительно важных задачах и проектах, которые оказывают наибольшее влияние на ваш успех, карьеру и ощущение счастья. Сравним весь процесс с наполнением стеклянного сосуда. Сначала в сосуд нужно поместить камни и мелкую гальку, затем песок и только потом наливать воду, потому что, если начать с воды, для всего остального просто не останется места. Если вы представите, что ваши самые важные дела и проекты – это камни и галька, и внесете их в свой календарь первыми, то все остальное – песок и вода – появится в вашем календаре там, где для этого найдется свободное время. В конце концов вы научитесь говорить «нет», отказываться от тех дел, которые становятся для вас пустой тратой времени, и сводить к минимуму неважные задачи.

Чем больше вы практикуете навыки тайм-менеджмента, чем эффективнее расставляете задачи в порядке их приоритета, тем лучше будете оценивать реальную важность каждой задачи и понимать, нужно ли вам браться за ее выполнение. Когда вы узнаете больше о тайм-менеджменте и поймете ценность собственного времени, то станете более тщательно его оберегать и пресекать попытки других людей «воровать» ваше время пустыми разговорами и неважными делами. Определение приоритета задач по принципу их срочности и важности поможет вам понять, чем следует заниматься в течение рабочего дня, недели, месяца и года. Вы будете работать над теми задачами, которые приведут вас к достижению целей. Кроме того, это позволит осмыслить, какие цели вы должны перед собой поставить, когда выделяете максимум возможного времени на достижение того, что является самым важным. Уделяя больше внимания тому, на что вы тратите свое время, вы начнете лучше понимать, как направить усилия на более значимые дела.

Существуют факторы, не позволяющие нам достичь оптимального уровня при выполнении работы. Я называю их «похитителями времени». Они включают перфекционизм, многозадачность, прокрастинацию, непредвиденные паузы в работе, поиски вещей, (некоторые) встречи, а также ситуации, когда вы тратите слишком много времени на обдумывание вариантов решения. Это отвлекает нас от воплощения своего плана в жизнь. Единственный способ справиться с «похитителями времени» – научиться их распознавать и выработать стратегии, чтобы им противостоять. Например:

Перфекционизм
Мы должны сконцентрироваться на том, чтобы делать необходимое на приемлемом уровне, вместо того чтобы стараться все сделать идеально. Направляйте свой перфекционизм на то, что действительно первостепенно. Разумеется, вы стремитесь к совершенству, например в таких вопросах, как воспитание детей или подготовка какого-то важного события, потому что они имеют для вас огромное значение.

Воспринимайте старание выполнять нужные задачи на должном уровне как стремление к мастерству, а не к совершенству. Или попробуйте принять на вооружение девиз: «Лучше сделать, чем мечтать об идеале».

Прокрастинация
Прокрастинация переводится с латинского как «откладывание на завтра». Это неосознанное стремление отложить начало или завершение дела (или нескольких дел), имеющего приоритетный характер. Способность преодолеть прокрастинацию и взяться за выполнение важных задач может оказать самое большое позитивное влияние на вашу жизнь; это одна из главных отличительных особенностей наиболее успешных людей.

Вы всегда сможете достичь большего, если сосредоточитесь на том, что действительно для вас важно.