Для хранения документов чаще всего используются стандартные шкафы, потому что это самый удобный и эффективный способ. Обычно один-два шкафа располагаются возле вашего рабочего стола, в них вы храните бумаги, с которыми работаете в настоящий момент или которые должны быть под рукой. Один или два шкафа большего размера нужно поставить немного дальше. Там удобно держать документы, к которым вы редко обращаетесь, но которые нужно сохранить. При использовании шкафа вам также понадобятся:
– подвесные папки;
– наклейки (ярлыки);
– папки-скоросшиватели.
Теперь самое время систематизировать все те документы, которые необходимо сохранить. Вы можете распределить их по подкатегориям, таким как финансовая документация, медицинская и так далее. Какой подход к систематизации информации будет оптимальным для вас? Вот некоторые из основных принципов, которые обычно используются отдельно или комбинируются:
– в алфавитном порядке;
– по категориям;
– в хронологическом порядке;
– по номерам;
– по адресам.
Рассмотрим подробнее два наиболее часто применяющихся принципа систематизации: в алфавитном порядке и по категориям.
В алфавитном порядке Если ваша система хранения документации организована в алфавитном порядке, то все связанные с ней задачи легко делегировать: любой человек справится с ведением такого каталога. Сделайте наклейки на подвесные папки от А до Я. Затем расположите папки в алфавитном порядке по фамилиям ваших партнеров, названиям компаний или по темам. Вы можете поместить папку клиента в подвесную папку на букву А , если фамилия вашего клиента Астин, и тогда она будет располагаться после папки «Авторемонт». Неважно, что получится мешанина из категорий, поскольку все организовано по алфавиту. Такая система удобна людям, которые запоминают информацию по названию или теме. Эту систему легко организовать, ею просто пользоваться, она удобна для делегирования, поэтому очень распространена. Однако если вы решили остановить свой выбор на этой системе, скорее всего, вам потребуются два шкафа: для личной и деловой информации. Я всегда рекомендую хранить личные и рабочие документы, особенно налоговые, отдельно. При проведении аудита Служба по внутреннему налогообложению США (IRS) потребует от вас разделить личные и деловые бумаги.
По категориям
Этот вариант предполагает организацию системы подвесных папок на основании категорий. Например, создаются отдельные категории для клиентов, для презентаций, для бухгалтерских документов, для маркетинговых исследований – любые категории, подходящие для вашего бизнеса. Внутри категорий вы можете (но не обязательно) расположить информацию в алфавитном порядке. Это не принципиально, потому что обычно категории не бывают настолько объемными, чтобы возникла необходимость в подкатегориях. Тем не менее, если клиентов у вас много, имеет смысл систематизировать базу по категориям, а затем в алфавитном порядке внутри категорий. Когда вы ставите папки в шкаф, следует наклеить на эти папки такие ярлыки, по которым потом вы легко найдете нужную информацию.
Многие часто мучаются с тем, какие выбрать ярлыки и как их подписать. Здесь нет «правильных» или «неправильных» вариантов, все зависит только от вас. Подумайте о том, как вы будете искать эту информацию, когда она вам понадобится. Называйте свои папки так, чтобы вам все было ясно и понятно.