Наводим порядок: как разобраться в бумагах

Каждый из нас интуитивно понимает, как важно избавиться от беспорядка. И все же мы не можем справиться с тем большим объемом бумаг, с которым ежедневно имеем дело. Поставьте себе три цели в организации физического пространства:

1. Избавьтесь от ненужных бумаг, чтобы снизить потребность в рабочем пространстве.
2. Храните нужные бумаги так, чтобы можно было легко найти то, что требуется.
3. Создайте систему работы с входящими бумагами. Требуется определенное время, чтобы выработать систему и следовать ей, но времени постоянно не хватает, и часто мы откладываем этот вопрос на потом. Однако время, которое вы тратите на организацию процесса, – это, по сути, ваша «инвестиция».

|

| | Купить и скачать
|

Вы вкладываете свое время в процесс организации, потому что в итоге это сэкономит ваше время в будущем. Чтобы повысить свою продуктивность и более эффективно распоряжаться своим временем, начать нужно с первого уровня: организации физического пространства. Стоит начать с создания такой системы работы с документацией, которая подходит именно вам. Гораздо легче не допустить беспорядка, используя эту систему с самого начала, чем позволить бумагам копиться в стопках и пытаться разобраться с ними потом. Существует простой способ справиться со всеми бумагами, которые ежедневно к вам поступают. Эта система управления документацией строится на умении принимать решения. Как говорит эксперт по вопросам организации Барбара Хэмфилл, беспорядок – это ваши отложенные решения. Каждый раз, когда вы не можете решить, что делать с бумагой, находящейся у вас в руках, она становится еще одной каплей в общем беспорядке. Ваши отложенные решения обретают физическую форму постоянно растущих стопок документов.

Каждый попадающий к вам документ следует отнести к одной из трех категорий:
– его можно выкинуть;
– он требует каких-то действий (оплатить счет, ответить на письмо, заполнить форму);
– его необходимо сохранить либо по официальным причинам, либо из тех соображений, что он может понадобиться вам в будущем.

Исходя из этого систематизировать абсолютно все бумаги можно, следуя принципу «трех действий»:
выбросить, выполнить, сохранить.

Руководствуясь этим принципом, вы сможете быстро принимать решения в отношении любой бумаги, отнеся ее к одной из трех категорий. Применить этот метод на практике, чтобы избавиться от беспорядка, вы можете следующим образом. Представим, что ваш рабочий стол завален бумагами. Первое, что вам нужно сделать, – собрать все бумаги и распределить их по трем категориям, физически разделив на три стопки.

1. Выбросить. Здесь все документы, которые вам больше не нужны или информация из которых где-то дублируется. Все бумаги, попавшие в эту стопку, нужно уничтожить.

2. Выполнить. Во вторую стопку попадут бумаги, которые требуют от вас выполнения каких-то действий. Если вам нужно назначить встречу, ответить на приглашение, оплатить счет, сложите все эти бумаги вместе в эту стопку.

3. Сохранить. Отложите в третью стопку все документы, которые вам нужно сохранить, но которые не требуют от вас при этом каких-то действий: сюда попадут выписка с вашего банковского счета, результаты медицинского обследования, справка об уплате налогов или другие подобные бумаги, которые могут понадобиться вам в будущем.

*Порядок в доме: как работает cистема FlyLady

Ошибка большинства людей, которые впервые берутся за систематизацию своих документов, заключается в следующем. Вместо того чтобы начать с этих трех простых стопок, они немедленно пытаются разложить все по разным подкатегориям, например: финансовая документация, медицинская, проекты и так далее. Такой подход требует гораздо больше времени и сил. Принцип «трех действий» помогает сформировать общую картину. Это способ систематизации высшего уровня. Когда вы изначально распределяете все документы в три категории, ваша истинная цель – избавиться от максимального количества бумаг. Сегодня легко найти необходимую информацию онлайн. Если вы имеете дело с каким-то руководством пользователя или чем-то, к чему есть доступ в интернете, вы вполне можете принять решение выбросить бумажную копию. Если вы знаете, что эта информация дублируется в других источниках, избавляйтесь от бумаг. Если у вас есть просроченные купоны или старые квитанции, которые вам никогда больше не понадобятся, выбрасывайте их прямо сейчас.

Вам не придется еще раз возвращаться к этому вопросу и принимать это решение потом. После того как вы распределили все ваши бумаги по этим трем категориям, можете приступить к систематизации документов внутри категорий.

«Выбросить»

У вас сразу освободится место и уменьшится беспорядок, когда вы разберетесь с первой стопкой отсортированных бумаг. Выбросить ненужные бумаги – самый простой шаг к наведению порядка, и тем не менее многие не могут на это решиться, опасаясь избавиться от чего-то, что, возможно, когда-нибудь им понадобится. Если сомневаетесь, подумайте, где еще вы сможете найти эту информацию, если вдруг в будущем возникнет в ней необходимость. Действительно ли она исчезнет окончательно и бесповоротно, или все-таки есть источники, где она останется доступной? Помните, что бумаги, которые вы не выбрасываете, занимают драгоценное рабочее пространство.

Вы будете наталкиваться на них вновь и вновь, разбирая переполненные папки и шкафы. Мы живем в эпоху, когда требования конфиденциальности и угроза утечки персональных данных таковы, что, прежде чем отправить в мусорную корзину, все важные документы следует пропустить через шредер. Менее важные бумаги можно выбрасывать сразу в корзину. Рекомендую иметь разные корзины для бытового мусора и для бумаг. После того как вы немного расчистили свое офисное пространство, выбросив все, что вам не нужно, можете приступить к работе со второй стопкой документов.