8 способов организовать идеальный праздник и выжить

Хотя планировать приятные дни у нас начали совсем недавно, раньше все больше надеялись на то, что все само собой будет очень круто! Но, проработав в эвент-индустрии больше трех лет, наш автор убедилась, что само собой не бывает ничего.

Любой более ли менее значимый день – это большой стресс. Хорошо только то, что это легко прогнозируемый стресс. А значит, можно вооружиться заранее и быть готовыми ко всему. Или почти ко всему. Или хотя бы к чему-нибудь. 

Хотя планировать приятные дни у нас начали совсем недавно, раньше все больше надеялись на то, что все само собой будет очень круто! Но, проработав в эвент-индустрии больше трех лет, я убедилась наверняка, что само собой не бывает ничего. Ну или совсем ничего. Тут все должно быть, как в любом другом серьезном деле: планирование, делегирование и вкусная еда. 
Что бы вы ни запланировали: рабочий ли митинг, веселый пикник или же тематический детский праздник, каждый раз схема будет одна и та же. Что это за волшебная схема, рассказывает эвент-специалист, организатор праздников «в коробке» от LetsPartyBox.ru Ольга Бусыгина. 
И, кстати, это тоже очень интересно: 10 секретов идеального детского дня рождения
Изучаем МОДАльные частицы: как звезды одевают детей на 1 сентября

Начните заранее

Американские «прошаренные» эвент-блогеры советуют начать готовиться к празднику за месяц. В условиях жизни в мегаполисе и с учетом прекрасно развитых курьерских служб и круглосуточных заказов, мы можем посоветовать сократить этот срок до условных двух недель. Сможете чуть раньше – очень хорошо. А вот позже – не стоит. 

Напишите список необходимого для праздника, а потом расширьте его, уточните максимально и внимательно дополните! Имея 14 дней в запасе, можно смело потратить один на то, чтобы походить с мыслью о том, что все-таки вы хотите в результате увидеть. Прокрутите мероприятие в голове, раз за разом. 
Так можно заведомо угадать сложные места и почувствовать слабые точки. Подумайте о том, чем можно заполнить внезапные паузы, как сделать так, чтобы музыка нравилась всем, составив список гостей, сразу думайте о том, как эти люди будут чувствовать себя вместе. Или план рассадки пропишите детальнее. 

Такая ерунда, как наличие салфеток, доступность туалета, запасная питьевая вода или зонтики, очень важна. Никогда не недооценивайте мелочи. Они создают комфорт и серьезно влияют на общее впечатление. Поэтому поставьте салфетки на видном и доступном месте, позаботьтесь о том, чтобы гости больших торжеств и маленьких семейных мероприятий не искали долго туалет, и позаботьтесь об уединенных местах для общения и еще более уединенных – для отдыха. 

Все доставки, курьеры и репетиции нужно проводить, отступив на один день, хотя бы на полчаса. Если вам привезут что-то не то, курьер заблудится или на ваших глазах упадет свадебный торт, обязательно должен оставаться временной запас, чтобы придумать план «Б». Придумайте план «Б» Если на детском пикнике пойдет дождь. Если на взрослом фуршете станет скучно. Если основной спикер застрянет в лифте… 
Конечно, большей частью, план «Б» так и остается на бумаге и в голове – и хорошо, что так! Но помните: любое мероприятие – это почти живой организм: как только дан старт, оно начинает жить своей жизнью, и только хороший заранее разработанный план позволит вам иногда отвлекаться!

Всем известно, что плейлист нужно записать заранее, а вкусная еда – залог хорошего настроения. На этом фоне какой-то там хэштег кажется ерундой. А на самом-то деле это важнейшая микродеталь! Так можно запастись отзывами партнеров, можно рассказать о себе новым клиентам, можно собрать все до одной фотографии своего ребенка в одном месте. Просто проверьте, не занят ли он уже. 

Если на вас висит нежная свадьба, попросите гостей не надевать белые и откровенные наряды, если детский праздник, то уточните, смогут ли юные гости пачкаться и без стеснения играть со всеми детками. Если пикник, не забудьте всех предупредить, чтобы захватили удобную обувь. 
Можно ли наряжаться, уместно ли будет блистать и удобно ли будет играть? Ну разве есть что-то важнее? Вы помните сцену из фильма о Бриджит Джонс в костюме кролика? 

Если у вас есть хотя бы намек на такую возможность, используйте ее! Наймите тех, кто переживал этот стресс уже много десятков раз. Пусть приготовит повар – и пирог не пригорит, пусть за торт отвечает кондитер – так десерт будет идеально-прекрасным, а еще фотогеничным. Пусть декораторы надуют вам шарики, потому что с непривычки это займет весь день. 
Если у вас свадьба, а нанимать целое агентство кажется дорого, позовите координатора. И тогда во время самых важных моментов церемонии можно будет всплакнуть, а не готовить следующую площадку или проверять готовность экипажа молодоженов. 
Если у вас рабочая встреча, лучше всего подумать над организацией ее на уже готовых площадках, например во многих отелях уже создана отличная внутренняя навигация и легко найти 300 стульев. Главное, оставить себе пространство, чтобы наслаждаться праздником. 

Что бы ни заставило вас браться за такой труд, как организация праздника, помните: у вас все получится, если вовремя улыбаться, всегда помнить, что для вас действительно важно (улыбка ребенка? похвала босса?) и не пасовать перед трудностями! Нам первое время тоже казалось, что не будет конца мелким недочетам и большим провалам. Но улыбка и настрой делают свое дело!

Фото: LetsPartyBox.ru